Ein PDF ist für die Weitergabe eines Dokuments praktisch. Kleine Textkorrekturen können jedoch überraschend viel Aufwand verursachen, wenn Schriften fehlen oder die Datei eigentlich aus gescannten Seiten besteht. Bei der Zusammenarbeit mit einem slowakischen Team lohnt sich daher eine kurze technische Prüfung, bevor jemand direkt im endgültigen Dokument Änderungen macht.
Mit einer Arbeitskopie beginnen
Bewahren Sie die erhaltene Datei unverändert auf und erstellen Sie eine klar benannte Arbeitskopie. Notieren Sie, welche Textstellen geändert werden sollen und wer die inhaltliche Freigabe erteilt. Wenn mehrere Personen beteiligt sind, bestimmen Sie eine Person für die finale Zusammenführung. So lässt sich später nachvollziehen, welche Änderung absichtlich erfolgte und welche durch eine Bearbeitung entstanden ist.
Prüfen Sie zunächst, ob der Text auswählbar ist. Eine gescannte Seite kann wie normaler Text aussehen, technisch aber ein Bild sein. Verwenden Sie für die Prüfung keine vertraulichen Kundendaten in öffentlichen Testdiensten. Die erste Bestandsaufnahme soll zeigen, welche Art von Datei vorliegt und welches Werkzeug dafür geeignet ist.
Die Schriftfrage vor der Textänderung klären
Adobe erläutert, dass die Bearbeitung mit einer bestimmten Schrift voraussetzt, dass diese Schrift auf dem Computer installiert ist. Ist sie lediglich im PDF eingebettet, sind Änderungen eingeschränkt. Eine sichtbare Schrift im Dokument bedeutet daher nicht automatisch, dass jeder Buchstabe in derselben Schrift frei ersetzt werden kann. Prüfen Sie die tatsächlichen Bearbeitungsoptionen Ihres Programms.
Testen Sie eine kurze, unkritische Textstelle in der Arbeitskopie. Achten Sie auf Buchstabenabstände und Zeilenumbrüche. Für ein österreichisch-slowakisches Dokument eignen sich auch Wörter mit Umlauten und slowakischen Sonderzeichen. Bei einer abweichenden Darstellung klären Sie zuerst die Schriftverfügbarkeit, statt den Fehler mit zusätzlichen Leerzeichen zu verdecken.
Bei vorhandener Quelldatei dort korrigieren
Wenn das Dokument ursprünglich in Word oder einer Layout-Anwendung erstellt wurde, ist eine Änderung in dieser Quelldatei oft besser kontrollierbar. Speichern Sie anschließend ein neues PDF und vergleichen Sie es mit dem ursprünglichen Ergebnis. Diese Vorgehensweise erhält einen verständlichen Zusammenhang zwischen bearbeitbarer Quelle und freigegebener Ausgabe. Sie ersetzt allerdings nicht die Prüfung von Seitenumbrüchen und Tabellen.
Für umfangreiche Korrekturen lohnt sich eine Änderungsliste mit Seitenzahl, ursprünglichem Text und gewünschtem Ergebnis. Trennen Sie Schreibfehler von fachlichen Änderungen. Eine korrigierte Telefonnummer ist ein anderer Freigabepunkt als ein neu formulierter Absatz. Die Liste hilft dem Empfänger, die wesentlichen Änderungen schnell zu prüfen.
Das passende Programm nach Funktionen auswählen
Lesen, Kommentieren, Textbearbeitung und die Verarbeitung gescannter Dokumente sind unterschiedliche Aufgaben. Prüfen Sie für die konkrete Edition, welche Funktionen tatsächlich enthalten sind. Der Produktname allein beschreibt weder sämtliche Bearbeitungsmöglichkeiten noch die Bedingungen der Aktivierung. Ein gekauftes Programm behebt außerdem keine fehlende Quelldatei und ersetzt keine fachliche Freigabe.
Benötigt die slowakische Seite eine Produktbeschreibung in ihrer Sprache, kann sie die Angebote von Real-Soft.sk prüfen. Der Shop gehört zum selben Ronsoft-Netzwerk; die Verlinkung ist daher als Hinweis auf ein verbundenes Angebot zu verstehen. Vergleichen Sie vor dem Kauf Betriebssystem, Edition und die für Ihre Aufgabe benötigten Funktionen.
Die Übergabe anhand einer kleinen Checkliste abschließen
Öffnen Sie das gespeicherte PDF erneut. Kontrollieren Sie die geänderten Stellen, Sonderzeichen, Seitenanzahl, Tabellen und vorhandene Verweise. Lassen Sie den Empfänger die Datei auf seinem eigenen Arbeitsplatz prüfen. Wenn auch gedruckt wird, ergänzen Sie einen Testdruck der betroffenen Seite. Ein korrekter Bildschirm auf dem eigenen Gerät ist noch kein vollständiger Übergabetest.
Versenden Sie die freigegebene Fassung mit einer eindeutigen Versionsbezeichnung. Bewahren Sie die Arbeitskopie und die Änderungsliste gesondert auf. So bleibt die endgültige Datei einfach zu verwenden, während sich spätere Rückfragen weiterhin nachvollziehbar beantworten lassen.
Quellen: Adobe: Text im PDF ändern; Adobe: PDF-Einstellungen.